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仕事ノートはA5で80ページ以上がいい

   

 2015年からA5ノートをメインで使うようになりました。

ことしは手帳もA5サイズのバインダー式に変えています。

仕事ノートの作り方 (1) 「A5サイズ、方眼、80ページ以上」のノートがいい理由 | マイナビニュース

という記事が気になりました。

  • サイズはA5
  • 横罫ではなく方眼罫
  • 枚数は80枚以上の厚いもの
  • 複数冊使い分けず一冊にまとめる
  • 事実は前のページから、アイディアは後ろのページから
  • はじめのページは目次用に残す

など、いままでライフハックとしていろいろなところで学んできたことの多くがまとまっていました。

サイズはA5

A6ノートから始まりました

サイズですがA6サイズなどのコクヨのノートを使っていた期間が長いです。

学生時代からで、理由は常時持っていて忘れてはいけないこと、自分の血肉にしたいことなどをすぐどこでも書き込めて参照できるサイズだったからです。

他にも能率手帳など、もう少し細いものも使いました。

 

携帯性は手帳が圧倒的に良いのですが書き込む面積が足りません。

小さな紙面に書こうとするとアイディアが小さくまとまってしまう(広がらない)

メモするときもスペースの関係でようやくだけにしようとして細かなニュアンスが欠落したり、まとめている間に時間のロスがあり重要な事を聞き損ねたり。

何より小さな文字で書こうとすると同じ量の文字を書くのにむしろ時間がかかり効率が悪いです。

携帯できて最大サイズがA6ノートなどでした。

ぎりぎり男の胸ポケットや尻ポケットに曲がるけれどねじ込めます。

見た目の悪さや重さはあきらめました。

 

A4がやっぱり便利な時代

野口悠紀雄先生のA4ノートが出て一時ハマりました。

どんな資料でもコピー機でコピーして一緒に持ち歩ける。

PPCコピー機が普通に使えるようになったという時代の変化も大きかったです。

 

A6やバイブルサイズバインダーへ

しかし、コピー機の進化も著しくて縮小コピー性能がどんどん進み、A4サイズの原稿を十分読める精度でA6程度にまで縮小できるようになりました。

こうなるとA6以下のノートやバイブルサイズのバインダー手帳が便利。

わたくしは自分で作る資料が非常に多かったので差し替えが容易なバイブルサイズのバインダー手帳や7つの習慣で有名なフランクリン・プランナーを愛用するようになりました。

 

ガラケー進化でメールって最高な時代へ(今にも続きます)

だけど重いし常時携帯できない。

そのうち携帯電話が機能向上してメールが簡単に使えるようになりました。

文字入力もワープロより手早い。

何でもメールにして自分宛てに送信しメモ代わりにするようになりました。

紙の手帳は補助、あるいは使わないようになりました。

 

PIMという便利ツール(ガジェット)時代へ

その前にZAURUS(リナザウじゃなくて本物のオリジナルなZAURUS)が便利でハマりました。

しかし、リナザウルスに変わってしまい実用性ガタ落ちでやめました。

 

そしてPIMが全盛極める。

いろいろ乗り換えながらもやることはメールで自分に送る。

コレが一番汎用性が高くてパソコンでも見られるし他のPIMでも共用できる。

 

スマホ時代になれどメールって汎用性高くて一番便利

スマホ時代到来しても変わりません。

メモアプリもいろいろ出たし一部大ファンが居るevernoteなんてものも登場しましたが、いざというとき使えないとか汎用性が低いとか、問題もあってメインにはできません。

今もメールは使い続けています。

 

ついにA5ノートへ

そして去年、会社を大きく方向性変える、自宅マンションを売却するといった大きくてめったにない作業を一気に行うことにしました。

メールでは俯瞰性がないという問題が大きくて作業進捗の足かせになりました。

そこで使い始めたのがメモ帳です。

その中で一番使い勝手が良かったのがおおよそA5サイズの手帳の分厚いものでした。

 

重い!

致命的なんですが、とにかくしっかり素早く書ける。

更に進捗に応じて書き足せる。

ものの置き場もコロコロ変わり棚など収納場所もなくなったりする中、どこにあるかわかりやすくなくなりにくいサイズもいい。

そしてデスクなどがないとA4やB5だと書きにくいというか実用上かけないのですが、A5で厚みがあれば手に持ったまま手帳のように書き込めます。

 

大きな紙面に付箋の活用がおすすめ

付箋紙貼るのも楽。

一枚の付箋紙は1項目だけにして見開き使い何枚も貼っていく。

すると抜け漏れが見えてきて、作業の失敗が防げる。

 

全部付箋に書き出して、つぎは作業に応じてグルーピング化。

グループごとにページ変えて貼り直す。

そして、さらに作業の時系列・場所に応じて張り替えたり付箋増やしていきます。

最後は、一ページにその場所でその時やるべき作業リストが出来上がるのでそのまま粛々と処理だけする。

終わったらチェックつけていく。

全部終わったらページにもチェック。

コレで作業効率が一気に上がり抜け漏れもなくなりました。

 

いつもやっていることならこういうことしなくてもいいのですが人生で一階こっきり初めての事の連続だと、こういう方法がとても役立ちました。

(マンション売るとか個別には経験あるのですが、時代の変化で方法や法律が変わり対応もかなり変わりました)

 

会社の以前の業務をあらかたケリをつけ、マンション売却完了

新居(賃貸)に引っ越したら近隣騒音迷惑をまともにくらい、それまでの過労もあって一気に体調壊し今に至ります。

出歩けないし作業も進まないので手帳も不要(に感じた)

A5ノートはあまりつかっていません(いろいろ足踏み中)

 

ことしはA5バインダー手帳使おうとリフィルの自作から挑戦中です。

A5なのは書ける面積とその実用性、そして後での使いやすさ

 

A5が便利なのはデータ化しやすい

ここが重要なんです。

書いて終わりはアウト。

書いたら使う。

 

だけどね、フランクリン・プランナーみたいに転記ばかりしていては効率悪い。

索引つけていては面倒。

検索性なんて紙に求めると効率落とすんです。

無理がどうしてもある。

 

ここはやはり時代の変化に乗ってデータ化しましょう。

おすすめはしないけどEvernoteに入れてもいいです。

メール添付で自分宛てに送るのはおすすめです。

メールも検索が簡単。

分類もホルダー分けしたり、ラベル付けたりでさくっと分類できます。

 

スマホのカメラで撮影してデータ化はほぼ終わりです。

画像のままだってgoogleやamazonのサービスつかって無償でたくさん(今のところ条件満たせば無制限に)保存でき見やすい。

 

能率手帳のような普通の手帳サイズだと細長すぎるんです。

A列の用紙ってスマホでもデジカメでもちょうどいい感じのサイズ感なんです。

手帳だとアナログ時代の昔のテレビ番組を地上波で見るとき、左右に映像のない部分ができて画面が無駄になります。

その無駄と同じように、手帳だと無駄になる。

 

もちろん特殊なアプリ使うと、ない部分を切り捨てて用紙のサイズだけの画像にできます。

だけど、ディスプレーに表示したとき無駄なく全画面使い切れないわけです、まさにアナログ番組を地上波のテレビで見る感じです。

無駄無駄無駄無駄!

もったいないってもんです。

 

A4だと大きすぎて文字をしっかり残せません。

A5くらいがカメラつかってデータ化するにはジャストサイズなんです。

 

横罫ではなく方眼罫

ノートというと横罫がふつうです。

罫の間隔もいろいろあります。

大学ノートなどではAとかBとかに大別されていました。

文字を書くだけならこれでもOKかもしれません。

かも知れませんというのは、書きやすい文字の大きさはひとりひとり違うから。

 

また、ここは大事だ重要だというキーポイントも同じ大きさの文字ではわからなくなる。

色を変えればいいという人も居ますが、それもありだけど、手間がかかる。

色を変える手間、インクが無くならないよう複数の色を管理する手間。

複数の色を使い分ければ、インク切れする確率が上がりメモ中断される機会が増えてしまいます。

そういうのを少しでも減らすためには一色に限定して、しかもインク切れがなく、インクのボタ落ちもなく、最後まで気持ちよく使い切れる筆記具も重要です。

 

アイディアや人の話をまとめていく中で罫線は邪魔な存在にもなります。

わたくしは白紙でいいかなって感じています。

なにか補助線が必要な数学系とか物理系の人なら薄いインクで印刷された方眼が便利です。

しかし、自分の感覚に合うマス目のサイズになかなかお目にかかれないことも珍しくありません。

マス目のせいで文字が小さくなったり大きくなりすぎたりとかでは本末転倒で、自分にとって最も書きやすく読みやすいサイズは人それぞれ。

 

わたくしは、だから白紙。

PPC用紙(コピー紙)のままで十分だし書き留めやすいです。

用途に応じて四つ折りしたり三つ折したりして折れ線を利用して紙面の使い勝手を変えることもあります。

またリフィル自作になったのも自分に合うマス目が無かったのも大きいです。

プリンターで印刷するなら好きなマス目の大きさで作れます。

複数作ってもいいし罫線の色合いや濃さも自由に変えられるのでそのときどきの自分が一番使いやすい、活用しやすいものをつかっていくこともできます。

 

枚数は80枚以上を選ぶ

一冊にまとめることと一定期間使い続けられることと机がなくても書きやすいこと

ざっくり上げるとこれらのメリットがあります。

一定期間使い続けられる

枚数が少なければ軽くなり曲げやすいので携帯性が上がります。

しかし、一週間や一ヶ月で使いきってしまうと不便。

作業メモやアイディアがどこにあるのか探しまわらなければならなくなります。

フランクリン・プランナーつかっていて一番感じた不便さがコレでした。

毎月一枚まとめの用紙もあるのですが書き写す隙がない。

全部は書き写せないから抜け漏れが出る。

記憶を新たにでき、見直せるチャンスが転記するときなのですが、そんなの普段寝る前や起きた時、週の始めや終わりに読み返せば十分です。

 

枚数が少ないと書き込める量の制約を常に意識します。

意識しなくても潜在意識に圧迫を受けます。

結局どうなるかというと、このくらいなら割愛しようかなと紙を節約する方向に行ってしまいます。

こんなにあるからはやく使い切りたい、もっとしっかり細部まで書こう、もっとアイディアひねり出そう的な方向に行くほうがいいです。

 

厚みがあればどこでも書きやすい

薄いと紙の枚数が少ないと書くときにテーブル等台がないととても書きにくくなります。

80枚はまだ少ないくらいです。

じゃあなんで80枚かというとコクヨなど大手の文具メーカーのノートが分厚くても80枚位だからという消極的理由です。

 

ある程度紙がまとまっていると、デスクがなくてもA5サイズくらいだと片手で持ったままでかけます。

少なくとも腰を下ろせれば、膝の上(実際は太ももの上)にノート置けばしっかり書くことができます。

髪が少ないとそうはいきません。

 

また、紙が十分に重なっていると書き味が更に良くなります。

下敷き大好きな人だとわかんない感覚かもしれませんが、下敷き使わないで書くと手も疲れにくくて数時間書き続けても平気。

書いている感触もクッションが効いてとてもいいんです。

それ活かすためにも、筆記具にもこだわります。

 

紙は(ページは)全部使いきらない

80枚あると150ページあまり使えます(160じゃ全部使いきってしまい活用フェーズ、保存フェーズで惜しいことになります)

デジカメ以前、フィルムカメラの時代は一番利用されていたのが20枚撮り(のちに24枚撮り)のフィルムでした。

これも24枚取りきらず最後の一枚分残すのがコツと言い伝えられていました。

フィルム交換の時間にシャッターチャンス逃がすかもしれない、その残念さよりフィルム代を5%くらい使いきらないもったいなさのほうがずっと価値があるということ。

 

紙の使い方も同じで全部使い切るともう書けません。

数ページ残しておけば、そのノートに書き足せます。

使いきる前に交換する感じのほうがうまく使えます。

 

複数冊使い分けず一冊にまとめる

学校では教科ごとに専用のノートを要求されます。。

とっても無駄で嫌いでした。

勉強用で一冊でいいじゃん。

そうすればたった一冊のノートで全教科予習復習もできる。

どんだけ効率がいいことでしょう。

 

学校の授業なら先生が居て教科が決まっているから、分けてもまだいいでしょう。

実際の人生にはそんな縦割りにできるような物事って存在しません。

コレは仕事だから!これは趣味用!!これは家庭のことで…

それって、どれか一冊に重点が行きほかが必ず疎かになります。

 

はじめはそこは気づかなかったのですが7つの習慣読んでいるうちなるほど分冊が嫌だった理由の根源はコレかなって納得できました。

一冊にまとめ、その中でその時時の優先順位で処理。

でも一冊にまとまっているから、いつも他のものもそこにありページめくれば目に入ってきて抜け漏れ防げる。

 

家族家庭友人ペット、仕事優先でも後回しにしてはいけないことも同時にあります。

あるいはその逆に私生活が存在できるのも仕事があって収入と所属する場があるからです。

 

一冊に全てをまとめるというのはとても重要な事です。

 

会社などで許さない場合もありますが、その時は、果たしてこの職場は自分にとって最善なのかをもう一度見直すチャンスになるかもしれません。

 

事実(メモ)はノートの左表紙側からアイディアはノートの右表紙側から

これはサラリーマン卒業してまもなく知った方法です。

まるるちゃんに何度かお会いして、数時間喫茶店でいろいろ技術的なことなども話した時に、わたくしの方が教えていただいて実践した方法論です。

それまでは、押出法といった整理法も含めて時系列で残ることを重視していたので後ろからも使うなんて言うノートの使い方はハナからありえないものでした。

 

その自分の中の常識的な部分を壊してくれたのが、まるるちゃんでした。

話している時、でっかいデッサン帳もっていて、それにガシガシ書き込んでいました。

デッサン長の紙が書きやすいというのは当たり前で、そのために長年かけて編み出した用紙とサイズです。

 

絵は子供の頃少し学んでいた(全然生かしてないけど)のでクロッキー含めて割と身近な存在でした。

しかし、デッサンの道具を知識や経験をまとめる道具に変えるというのもすごい転換で、後ろからも使うというのも含めて10年余たっても忘れることのできないひとときになりました。

 

ところで、「ました」と過去形です。

銀座に行ってITOYAさんで気持ちのよいデッサン帳買って使い始めました。

 

まずはでっかすぎる。

データ化したいのに大きすぎてスキャナーに乗らない。

(このころのデジカメはデータ化には物足りませんでした、とくに文字は)

携帯するのにも邪魔すぎ。

喫茶店にでも入って座らないと使いにくい。

 

デッサンって屋外でもやるけど座って書く。

さもなきゃい、イーゼルつかうでしょ?

たったまま持っては使いにくいよ。

 

喫茶店入ればいいって話だったんだけど、喫茶店めったに入んない。

特にあの頃はまだ分煙さえ微妙で、タバコの臭いと煙が充満している喫茶店なんて、もっとも嫌いで忌むべき場所ですから。

2016年は分煙や禁煙が進んで多少増しになりました。

かわりにうるさかったりで落ち着いて時間を過ごせる場所がめっきり減りました。

 

A5手帳を片手に適当なところで書き込むほうが楽、健康にいい。

電話するとか何か同時にするときはベンチなど探したりします。

膝の上で書き込めるのでちいさいほうが実用的です。

 

はじめのページは目次用に残す

フランクリン・プランナー使うのやめたのと同じ理由、転記が嫌なんでこれはしていません。

実用性は高いと思います。

やるべきことでも情報でも転記する作業で記憶によりしっかり残ります。

 

わたくしはそうする代わりに、やり残しているToDo状態があるページとそうでないページを、ぺーじの上のコーナーにチェックつけるかつけないかで分けるほうが好きです。

ToDoがメインの時期は、完了したぺーじには気持ちよく斜めに線を引いいていました。

小さなご褒美的な行為で、よし!やったぜ。終わったぜって感覚を体験できるのが大切だからです。

 

筆記具は三菱鉛筆のパワータンク!

筆記具は登場以来コレを使い続けています。

三菱鉛筆の最強ガジェット「パワータンク」という名前の水中でも上を向いても書き続けられ、インクのボタ落ちもないのに筆跡がしっかり濃く残るパワータンク。

三菱鉛筆/ユニ パワータンク 1.0mm 黒/SN200PT10.24

三菱鉛筆/ユニ パワータンク 1.0mm 黒/SN200PT10.24
価格:164円(税込、送料別)

用紙が決まってもダメ。

何をつかってどう書くか。

一番のお気に入りでオトナ買いしているのが三菱鉛筆のパワータンクです。

 

値段も安い普通のボールペン。

なんですが、パワータンクはすごい。

NASAのちからも借りないで、どこでも書ける。

天井でも壁に貼ったものにでも最後まで書き続けられる。

NASAの力を借りて開発されたスペースペン以来の快挙です。

それでいて普通のボールペンの油性インク。

だから書いたあとがしっかりしていて気持ち良い。

 

ボールの太さは3種類ですが一番太い1.0mmが最高。

なめらかで、まるでサインペンで書いてるみたい。

そういうボールペンはインクのボタ落ちで泣かされますが、コレが不思議なほど起きません。

インク切れもなく一定のこさでしっかり書き続けられる。

この小気味よさはないです。

 

速記用のシャープペンみたいに、はやく書くには太さがあってするすると抵抗なく書き続けられなくてはいけません。

アイディアを途切れさせない。

人のはなしを書き留めるのに、話す速度に負けずに書き続けられる。

(そういう時は、A4コピー用紙をそのまま重ねて使っています。ガンガン書いていって数時間でも書き続けられます)

 

上を向いて書き続けても大丈夫。

雨の中でも、紙さえ耐水紙ならずっと書き続けられにじみもしない。

いえいえ、耐水紙使うなら水中でも大丈夫。

何事もないようにいつもどおりメモできます。

 

データ化しよう

紙は紙、デジタルはクラウドとかいうのは妙なこだわりです。

一冊にまとめるように最後はどこかにまとめましょう。

印刷して紙と一緒に保存なんて効率悪い(とも言い切れなくて、ありだと実は考えています)のでデータ化しましょう。

 

データ化はA5というサイズが便利

データ化というとはじめに思いつくのがスキャナーです。

画像かPDFにしてしまう。

使いやすいもので手頃な価格のスキャナーは大半がA4サイズ用です。

 

A4より大きな紙を使うのはもってのほかになります、データ化の効率悪いから。

 

A4はテーブルでもないと書くにかけない。

見るにも大きくて電車の中などでははた迷惑。

携帯性も悪い。

 

A5だとA4のスキャナーに横手にして挿入するとA4用紙の半分の時間でスキャン完了です。

コピーするときも同様で、A4半分だから縦横変えて機械にかければ半分の時間で処理できて効率アップ。

 

スキャナーの解像度はまだまだとても低いままです。

A4にびっしり書いてしまうと、スキャンしたデーター読みにくくなります。

拡大すればなんとか読めるとか。

コレまた手間かけるのが無駄。

また、スマホやタブレットはA4より画面がちいさいのがほとんど。

一枚分を本のサイズで表示できません、かなり縮小されるので見難い、判読しづらい。

 

A5だとデーターを画面で表示するときも実寸かそれに近いサイズで表示できます。

また、画面の縦横比もA列の用紙に比較的近いので無駄が少ないです。

 

デジカメやスマホのカメラで撮影することでスキャナーなんてもう過去のものと、この数年で言えるところまで解像度上がりました。

うまく撮影できない、台形になっちゃうとか斜めになってしまう方も多いかもしれないです。

それもカメラアプリが進化著しくて、撮影の時台形にゆがんでしまっても、元の四角形に修正してくれるものが増えてきました。

髪の外側まで写り込んでいや!といのにも、自動で周囲をカットしてくれるアプリも増えてきました。

 

以前は専用アプリが必要で用紙も専用紙を使わないといけませんでした。

いまはアプリ側の進化がすごくて、あまりおすすめしませんけどEvernote社が無料で提供しているスマホアプリだと、写真としてそのままとり込んだりスキャナーとして四角く補正しつつ余分な背景部分をカットする機能もついています(契約種類によってできない場合があるかもしれません。普段使うのはプレミアムに変えているので無料アカウントについては未確認です)

 

スキャンして画像あるいはPDFにしてクラウドに他のデータと一緒に保存すれば一元管理できます。

Evernoteにこだわりたければそれもあり。

メールでも十二分で、むしろ、Evernote社が来月消えても驚きませんが、メールという仕組みが消えることは当面ありません。

古くて長生きするインフラがメールという存在なので、一番いいと思います。

 - 日記